研究生院档案管理

作为伊利诺伊州的一所高等教育机构，该大学坚持 到“国家记录法”(第2条). 1,43,4(州记录法). 总体目标 记录管理程序的目的是提供有效的调度、保留、 从创建到最终处理的所有记录的检索、处理和保管.

学生人事记录

研究生院，作为研究生记录的官方存储库，持有 不符合转入学校档案馆标准的档案. 这些记录必须保存一段时间，即使它们已经过去了 他们的活动状态. 这些记录本质上是敏感的，需要严格控制， 安全存储区. 这些记录的例子包括正式成绩单，录取通知书 国内学生申请、推荐信. 官方信息 国际学生的学生记录由办公室保管和维护 科罗拉多州立大学国际项目主任.

未完成的学生档案

每13个月一个周期申请未能完成的准学生 申请流程粉碎. 该学生的电子文件被编码 “13”表示已清除的文件.

Nonmatriculating学生

每两年一个周期，入学申请包从存储架中取出 每一位在过去五年内未在该大学入学的被录取学生 年. 每个学生的姓名、专业和入学期限都记录在一份表格中 电子数据库. 纸质文件由大学档案管理员保管 额外的两年时间. 过了一段时间，这些记录就被粉碎了. 的 该学生的电子文件被编码为“13”，表示已清除文件.

学位审核记录/研究生

获得该大学硕士学位的个人记录如下 由研究生院不间断地维护. 对这些文件的访问受到限制 分配给研究生院办公室的工作人员. 学生的电子档案 是用“is”编码来表示不活跃的学生记录吗.